• Товарный документооборот

    График документооборота должен соблюдаться всеми лицами, ответственными за составление и обработку документов. Для того чтобы ознакомить с графиком документооборота каждого работника, из него делаются отдельные выписки, в которых перечисляются "подведомственные" сотруднику документы, сроки и адреса их представления. В выписке указываются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения компании, в которые они представляются. Ответственность за соблюдение графика несут все указанные в нем сотрудники, а контроль осуществляет главный бухгалтер.

    За несоблюдение графика документооборота работников можно лишить поощрения - премии. Но это крайняя мера - можно договориться с работниками о своевременном представлении документов, а в отношении ответственных сотрудников обойтись и без "штрафного" распоряжения. Для большей уверенности бухгалтера в том, что его не подведут, целесообразно предусмотреть обязанности по соблюдению графика документооборота и сбору документов в должностных инструкциях работников.

    Нельзя забывать и о конфиденциальности информации, содержащейся в отдельных документах, поэтому следует принять меры по ограничению доступа к ним и защите от несанкционированного использования. В этих целях документы следует хранить не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем необходимо сдать их в архив на хранение.

    Действующее законодательство обязывает организации не только оформлять каждую хозяйственную операцию, но и обеспечить сохранность соответствующих документов. Сроки устанавливаются по правилам организации архивного дела, но они не могут быть менее пяти лет. Данным сроком ограничивается хранение квартальных бухгалтерских отчетов, утвержденного плана счетов, учетных регистров, оборотных ведомостей и первичных документов по учету операций с основными средствами, расчетов с подотчетными лицами и контрагентами, кассовых и банковских документов. Этот срок установлен в Перечне типовых управленческих документов, составляемых и обрабатываемых при осуществлении предпринимательской деятельности. Из Перечня можно узнать точные сроки хранения других используемых организацией документов.

    Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, на год меньше, чем срок хранения бухгалтерской "первички", и составляет 4 года (пп.8 п.1 ст.23 НК РФ). Указывать сроки хранения в отдельном распорядительном документе нет необходимости, так как они определены на законодательном уровне. В системе документооборота следует предусмотреть другие сроки, в пределах которых документы передаются в архив организации, а также порядок их хранения.

    О системе документооборота, которая позволяет поставить на контроль движение "первички", можно говорить только тогда, когда разработаны и утверждены в приложении к учетной политике все ее элементы. Поэтому предприятиям торговли нужно уделить внимание не только графику документооборота, но и контролю за его соблюдением, правильным составлением первичных документов, учетных регистров и финансовой отчетности.

    Перейти на страницу: 1 2 3 4 5 

Меню сайта

Другое


Все права принадлежат www.gofinances.ru